Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych związanych z kontem, obsługą serwisu i kontaktem z operatorem jest MultiDoradztwo Jakub Głowiński, ul. Herbu Oksza 14/112, 02-495 Warszawa, Polska, NIP 5223268699. W sprawach danych osobowych napisz na kubaglowinski13@gmail.com lub na wskazany adres korespondencyjny.

W procesie prowadzonym przez pracodawcę lub agencję administratorem danych rekrutacyjnych jest co do zasady organizacja wskazana w ofercie i informacji dla kandydata. Rekrivo dostarcza jej narzędzie jako podmiot przetwarzający. Jeżeli operator sam prowadzi rekrutację i określa jej cele, właściwy zakres jego roli opisuje informacja przy danym zgłoszeniu. Ta polityka nie zastępuje informacji pracodawcy.

2. Jakie dane otrzymujemy

Przy logowaniu Google otrzymujemy identyfikator konta Google, zweryfikowany adres e-mail i podstawowe dane profilu, w tym imię i nazwisko. Hasło Google nie jest przekazywane Rekrivo. Samo logowanie nie daje dostępu do Gmaila, Dysku Google ani kalendarza.

Po zalogowaniu prosimy o dane zależne od roli: imię i nazwisko, miejscowość, opcjonalny telefon, stanowisko i dane firmy albo doświadczenie oraz wybrane kompetencje kandydata. Numer NIP jest opcjonalnym polem profilu firmy.

W procesach mogą znaleźć się CV, dokumenty, historia aplikacji i etapów, zgody, oczekiwania finansowe, oceny, notatki, wiadomości, spotkania, osoby zatrudniające, ustalenia o wynagrodzeniu rekrutera i gwarancji. Rekruter odpowiada za legalność i zakres wprowadzanych danych innych osób. Nie należy dodawać danych szczególnych kategorii ani danych o wyrokach bez właściwej podstawy prawnej.

Dane mogą pochodzić od użytkownika, z formularza aplikacyjnego, od uprawnionego rekrutera lub pracodawcy, z przekazanego CV oraz z integracji uruchomionej przez daną organizację. Import lub publiczny profil zawodowy nie zwalnia administratora z obowiązku poinformowania osoby o źródle i celu przetwarzania.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Utworzenie konta, logowanie, zapis profilu i udostępnienie zamówionych narzędzi służą wykonaniu umowy o korzystanie z serwisu lub działaniom przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Obsługa reprezentanta firmy, bezpieczeństwo, wykrywanie nadużyć, korespondencja i uzasadniona obrona roszczeń opierają się na uzasadnionym interesie operatora (lit. f). Obowiązki wynikające z prawa realizujemy na podstawie lit. c.

Podstawę prowadzenia konkretnej rekrutacji określa jej administrator, stosownie do rodzaju zatrudnienia i wymaganych danych. Zgoda na przyszłe rekrutacje jest odrębnym, dobrowolnym wyborem (lit. a); odmowa lub wycofanie nie zastępują ani nie wyłączają innych właściwych podstaw konkretnego procesu.

Powiadomienia niezbędne do obsługi konta i procesu mogą być wysyłane e-mailem. Powiadomienia push wymagają włączenia przez użytkownika i zgody przeglądarki. Zgoda marketingowa jest odrębna od założenia konta; samo założenie konta jej nie udziela.

4. Dostęp i izolacja organizacji

Dostęp do dokumentów i danych procesu zależy od uprawnień konta oraz organizacji, do której konto należy. Nazwa firmy wpisana w profilu, wybór roli ani znajomość adresu URL nie nadają członkostwa. Kandydat lub klient widzi zakres udostępniony mu przez uprawniony zespół, a nie całą bazę platformy.

Wyznaczeni administratorzy operatora mogą mieć dostęp do globalnego panelu Masteradmina w celu obsługi platformy, bezpieczeństwa i realizacji uprawnionych zgłoszeń. Uprawnienie to nie jest przyznawane przez zwykłą rejestrację. Działania administracyjne mogą być rejestrowane w dzienniku audytowym.

Danych CV i treści prywatnych nie publikujemy automatycznie. Publiczna oferta jest odrębnym zakresem publikacji; wewnętrzne wynagrodzenie rekrutera, notatki i warunki gwarancji nie stają się przez nią publiczne.

5. Dostawcy i integracje

Korzystamy z dostawców infrastruktury i komunikacji: Hetzner (serwer aplikacji), Neon (PostgreSQL), Google (logowanie) i Brevo/Sendinblue (e-maile systemowe). W okresie przenoszenia kont istniejące logowanie i potwierdzenie starej tożsamości mogą być obsługiwane przez OpenAI Sites. Przeglądarka może pobierać używane na stronach kroje pisma z Google Fonts.

Połączenia z Google Workspace, Microsoft, Zoom, narzędziami spotkań, publikacji ofert lub innymi dostawcami są odrębne od logowania. Przygotowany adapter nie oznacza aktywnego połączenia. Uruchomienie integracji wymaga konfiguracji i uprawnienia właściwej firmy. Zakres przekazanych danych zależy od wykonywanej czynności: przykładowo utworzenie spotkania może przekazać imię, e-mail, termin i temat do organizatora kalendarza.

Nie sprzedajemy danych otrzymanych z Google i nie wykorzystujemy ich do reklam. Korzystanie z informacji z interfejsów Google oraz ich przekazywanie odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym wymaganiami Limited Use. Cofnięcie dostępu jest możliwe w ustawieniach konta Google; nie usuwa samo w sobie dokumentów zapisanych wcześniej w Rekrivo.

Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Przy takim przekazaniu wymagane są właściwe zabezpieczenia, np. mająca zastosowanie decyzja o odpowiednim stopniu ochrony albo standardowe klauzule umowne oraz ocena transferu. Informacji o konkretnym odbiorcy, lokalizacji i stosowanych zabezpieczeniach udzielamy pod adresem kontaktowym.

6. Przechowywanie i usuwanie

Dane konta i dokumenty przechowujemy przez okres korzystania z konta, następnie tylko w zakresie uzasadnionym obowiązkiem prawnym lub niezbędną obsługą roszczeń. Zamknięcie konta, usunięcie dokumentów i eksport można zlecić operatorowi; przed wykonaniem żądania możemy zweryfikować tożsamość i zakres uprawnienia.

Dla danych rekrutacyjnych okres ustala administrator danego procesu. Standardowa zgoda na obecność w bazie przyszłych rekrutacji obejmuje 12 miesięcy z możliwością świadomego przedłużenia. Obowiązujący termin jest widoczny w profilu. Nie oznacza to bezterminowej zgody ani automatycznego przekazania danych wszystkim firmom.

Sesja logowania Rekrivo ma okres ważności do 12 godzin. Techniczny etap OAuth trwa do 5 minut, a potwierdzenie przeniesienia konta do 10 minut. Wygasłe dane techniczne są porządkowane oddzielnie od dokumentów użytkownika. Logi bezpieczeństwa, reklamacje i dowody uprawnień zachowujemy tylko przez okres potrzebny do ich celu; kopie zapasowe podlegają cyklom nadpisywania i nie służą do ponownego aktywowania usuniętego profilu.

7. Twoje prawa

W granicach przewidzianych RODO możesz żądać dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz wycofać zgodę na przyszłość bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

W sprawie konta skontaktuj się z operatorem; w sprawie aplikacji i decyzji rekrutacyjnej z administratorem wskazanym w ofercie. Gdy przetwarzamy dane dla klienta, przekażemy mu żądanie i pomożemy w jego obsłudze. Odpowiadamy zgodnie z terminami RODO. Przysługuje skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl).

8. AI i decyzje rekrutacyjne

Podpowiedzi, wyszukiwanie kompetencji i narzędzia przygotowywania treści wspierają użytkownika. Nie nadają ani nie odbierają zatrudnienia automatycznie. Decyzję dotyczącą kandydata podejmuje uprawniona osoba, z możliwością sprawdzenia i poprawienia danych.

Dostępność funkcji AI zależy od konfiguracji. Samo udostępnienie adaptera nie wysyła CV do dostawcy modelu. Administrator uruchamiający taką funkcję musi określić cel, zakres danych, odbiorcę i właściwą podstawę oraz spełnić obowiązek informacyjny wobec osób objętych procesem.

9. Cookies, urządzenie i bezpieczeństwo

Serwis używa niezbędnych plików cookies do utrzymania sesji i zabezpieczenia logowania oraz formularzy. Cookies sesji są oznaczane HttpOnly, Secure i SameSite. Funkcje push zapisują identyfikator subskrypcji urządzenia po ich włączeniu; można je wyłączyć w centrum powiadomień i ustawieniach przeglądarki.

Ochrona obejmuje szyfrowane połączenia, kontrolę dostępu, ograniczone konta bazy i izolację organizacji. Nie włączamy dodatkowych skryptów reklamowych ani analitycznych wymagających zgody bez udostępnienia odpowiedniego wyboru. Przykładowe dane w demonstracji są oznaczone jako fikcyjne i nie stanowią publicznej bazy prawdziwych kandydatów.

10. Wersja i zmiany

Niniejsza wersja dotyczy rekrivo.pl oraz paneli firma.rekrivo.pl, kandydat.rekrivo.pl, rekruter.rekrivo.pl, admin.rekrivo.pl i przekierowań panel.rekrivo.pl. Istotne zmiany informacji przekazujemy w serwisie lub na adres konta. Nowy cel wymagający zgody nie jest aktywowany przez samą zmianę tej polityki.